மின்னஞ்சல் பயன்பாட்டிஸ் சில டிப்ஸ்...!

#1

மெயிலைத் தயாரித்து முடித்தவுடன் அதைத் திரும்பவும் படியுங்கள். சொல்ல வந்த கருத்துக்கு மாறான கருத்து கொண்ட கடிதம் உங்களிடம் இருந்து சென்று விடக் கூடாது.

புரியாத கருத்து கொண்ட கடிதமும் சென்று விடக் கூடாது. சில நேரங்களில் நாம் பயன்படுத்தும் சொற்களில் பிழை இருக்காது. ஆனால் அது வேறொரு பொருள் தருவதாக, அல்லது நேர்மாறான எண்ணத்தை ஏற்படுத்துவதாக இருக்கும்.

#2

நீங்கள் ஒரு மூன்றாவது நபர் குறித்து எழுதி இருப்பீர்கள். ஆனால் படிப்பவர் தன்னைப் பற்றி எழுதியதாக எண்ணம் கொள்ளும்படி இருக்கக் கூடாது. எனவேதான் அனுப்புவதற்கு முன்பு கடிதத்தை மீண்டும் படிக்க வேண்டும்.

யாருக்குப் பதில் போய் சேர வேண்டுமோ அவருக்கு மட்டும் பதிலை அனுப்பி வையுங்கள். தேவையில்லாமல் Reply All பட்டனை அழுத்தி உங்கள் பதிலை எல்லாருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள்.

#3

குறிப்பாக நியூஸ் குரூப், மெயிலிங் லிஸ்ட் போன்றவற்றில் Reply All பட்டனைப் பயன்படுத்தாதீர்கள். மின்னஞ்சல் சேவையில் மட்டும் மிக மிக தேவைப்பட்டால் மட்டுமே Reply All பட்டனை அழுத்துங்கள்.

கடிதம் பெறுபவரைத்தான் நாம் பார்க்கப் போவதில்லையே என்ற எண்ணத்தில் அநாகரிகமாக மெயிலின் உள்ளே எதையும் குறிப்பிடாதீர்கள். கடிதம் யாருக்கு எழுதப்பட்டிருக்கிறதோ அவர் உங்கள் முன்பு தோன்றினால் அவரிடம் எவ்வளவு கண்ணியமாகப் பேசுவீர்களோ அதே கண்ணியத்தை அவருக்கு அனுப்புகிற மெயிலிலும் காட்டுங்கள்.

#4

கோபத்தில் இமெயிலைத் தயாரிக்காதீர்கள். அப்படியே தயாரித்தாலும் உடனே அதை அனுப்பாதீர்கள். ஓரிரு நாட்கள் ஆறப்போட்டு, பின்பு மெயிலைப் படித்துப் பாருங்கள். புண்படும்படியாக எழுதியவற்றை நீக்கி பின்பு மெயிலை அனுப்புங்கள்.

நேரில் ஒருவரிடம் பேசும்பொழுது உங்கள் முக பாவனை பேச்சின் ஏற்ற இறக்கம், அங்க சேஷ்டைகள் வைத்து நீங்கள் கோபத்திலா அல்லது கேலியாகவா அல்லது மகிழ்ச்சியுடனா பேசுகிறீர்கள் என்பதை எடை போட முடியும்.

#5

ஆனால் இமெயில் என்பது வெறும் டெக்ஸ்ட்டை அடிப்படையாகக் கொண்டது. எனவே நீங்கள் சாதரணமாக அனுப்புகிற மெயிலை ஒருவர் தவறுதலாக புரிந்து கொள்ள முடியும். இதைத் தவிர்க்க Smileys எனப்படுகிற அடையாளங்களை இமெயிலில் சேர்க்க வேண்டும்.

#6

உரியவருக்குதான் இமெயிலை அனுப்புகிறீர்களா என்பதை கவனியுங்கள். ஏதோ நினைவில் இமெயிலைத் தயாரித்து ஏதோ நினைவில் தொடர்பில்லாத ஒருவருக்கு இமெயிலை அனுப்புவது மிகவும் தவறாகும். ரகசிய மெயில்கள், தனிப்பட்ட விஷயங்களை கொண்ட மெயில்கள் போன்றவற்றை அனுப்பும்போது மெயிலின் பெறுநருடைய முகவரியைச் சரி பாருங்கள்.

#7

ஒரே மெயிலை உங்கள் நண்பர்கள் எல்லோருக்கும் அனுப்புகிறீர்கள் என வைத்துக் கொள்ளுவோம். உங்களுடைய நண்பர் ஒருவருக்கு, உங்களுடைய மற்றொரு நண்பர், நண்பராக இருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை.

#8

எனவே அவர் மற்றவருடைய இமெயில் முகவரியை தெரிந்து கொண்டிருக்க வேண்டிய தேவையில்லை. ஆகவே நீஙகள் BCC பீல்டைப் பயன்படுத்தி அதில் எல்லாருடைய முகவரிகளையும்தெரிவிக்க வேண்டும்.